Como utilizar processo de auditoria para garantir a excelência da gestão

Como utilizar processo de auditoria para garantir a excelência da gestão
O processo de auditoria é uma ferramenta de gestão essencial para avaliar a implementação do sistema de gestão ou processos da sua empresa. Resultados de auditoria podem fornecer dados relevantes para análise de planejamento de seu negócio e contribuir para a identificação de necessidades de melhoria. Considerando o ciclo PDCA, essa etapa corresponde ao C (Check): Etapas do processo de auditoria Para que uma auditoria seja realizada de maneira adequada, é importante seguir algumas etapas, que incluem: gerenciamento de um programa de auditoria, planejamento e condução de auditoria, bem como conclusão e apresentação dos resultados obtidos. Além disso, é imprescindível que seja realizado o acompanhamento pós-auditoria, para garantir que os desvios identificados serão devidamente tratados, garantindo a melhoria dos seus processos ou sistema de gestão. A falha em qualquer uma dessas etapas pode comprometer completamente o resultado da auditoria. Programa de auditoria É o documento que define o planejamento das auditorias em determinado período. Durante elaboração do programa de auditoria devem ser considerados os seguintes fatores:
  • O objetivo da auditoria será o grande direcionador da abrangência do processo de auditoria e deve definir quais processos serão auditados, levando-se em consideração os riscos e nível de criticidade de cada processo. Deve ser coerente com a direção estratégica da sua empresa;
  • Periodicidade de realização das auditorias com a indicação dos processos ou requisitos a serem auditados.
Plano de auditoria É o documento que define o planejamento de um evento específico de auditoria. O planejamento da auditoria deve ser comunicado previamente a todos os auditados para assegurar a realização do evento. O plano de auditoria deve conter as seguintes informações:
  • Escopo da auditoria: indicando os requisitos a serem auditados e abrangência da auditoria;
  • Recursos da auditoria: Os recursos determinados no programa de auditoria devem ser suficientes para realizar o processo de modo eficaz e incluem: duração, local e agenda das auditorias, disponibilidade de equipamentos ou recursos de tecnologia da informação, equipe auditora qualificada (com a identificação de papéis e responsabilidades), logística (quando necessário), questões de idioma ou cultura;
  • Método de avaliação que será aplicado.
  Condução da auditoria A condução da auditoria é a etapa principal do processo e é iniciada com a reunião de abertura com a participação dos auditados. A pauta da reunião inclui a confirmação do planejamento e método de realização da auditoria, requisitos de segurança da equipe auditora, disponibilidade dos recursos. A informação documentada relativa ao processo deve estar disponível para análise da equipe auditora para que seja possível realizar análise crítica e coletar as evidências objetivas da conformidade com os requisitos em avaliação. A comunicação durante a auditoria deve ser clara e objetiva, informando ao auditado os desvios constatados e tirando quaisquer dúvidas que porventura surjam. Conclusão da auditoria Na conclusão da auditoria, a equipe auditora se reúne para compilar as análises realizadas e as evidências obtidas no decorrer do processo e elabora um relatório de auditoria contendo: data e local da auditoria, processos e pessoas auditadas, requisitos avaliados, percentual de conformidade, não conformidades constatadas e identificação da equipe auditora. É realizada uma reunião de encerramento e o relatório é fornecido à sua empresa para que tome as providências necessárias para melhoria dos processos. A equipe auditora deve realizar o acompanhamento pós-auditoria para garantir que as não conformidades sejam analisadas e as ações corretivas sejam devidamente implementadas. A auditoria é uma ferramenta poderosa para gerar melhoria dos processos e elevar a excelência de sua empresa. Quer elevar sua empresa a outro patamar de resultados? Nós te levamos!   Ivana Carvalho – Consultora Associada Gomes de Matos Consultores Associados
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