Processos Automatizados para Resultados Ágeis e Consistentes

Processos Automatizados  para Resultados Ágeis e Consistentes

A Era da Transformação Digital está modificando rapidamente os mais diversos tipos de organizações. O ambiente de negócios está mais turbulento e os clientes mais exigentes, requerendo mais flexibilidade, agilidade das empresas e processos automatizados.

Organizações que buscam incansavelmente melhorar a eficiência da sua operação, visando o aumento de produtividade, de qualidade e a geração de mais retorno financeiro, estão adotando estratégias digitais e inovadoras para gerir processos e melhorar a experiência de seus clientes.

A cultura de inovação torna as empresas mais ágeis. A tecnologia é auxílio essencial para impulsionar negócios em uma era de transformação digital de forma colaborativa. Adotar uma estratégia de inovação aliada ao BPM (Business Process Management) prepara as organizações para as mudanças com respostas rápidas e consistentes e transforma processos em direção à excelência da experiência do cliente.

O QUE É AUTOMATIZAÇÃO DE PROCESSOS?

Tarefas de rotina, burocráticas ou repetitivas normalmente consomem o recurso mais valioso que temos: o nosso tempo. É por motivos como esse, que soluções tecnológicas avançam rapidamente como apoio ao desenvolvimento dos negócios, reduzindo desperdícios de custos, recursos e erros.

A Automatização de Processos utiliza ferramentas tecnológicas para gerenciar a execução de tarefas, tornando o processo mais produtivo e agilizando o nosso dia a dia. O objetivo principal é fazer com que a tecnologia execute as atividades operacionais de rotina para que nós assumamos e nos dediquemos às atividades mais estratégicas. Os três principais benefícios de se investir em processos automatizados são:

01. Qualidade consolidada:

Ferramentas tecnológicas são um excelente meio de executar processos, pois garantem entregas sempre dentro do mesmo padrão, gerando resultados consistentes e confiáveis. Isso não é garantido, por exemplo, quando a atividade de rotina é realizada por um humano, que tende a cometer erros;

02. Tempo otimizado:

Os esforços de automatização de processos têm o propósito de eliminar o retrabalho, a burocracia e a possibilidade de erro, além de uniformizar a execução, comprimir a duração das tarefas e simplificar o processo, facilitando a comunicação e reduzindo a complexidade das atividades. Todos estes fatores permitem que sejamos mais produtivos, realizando mais coisas, em menos tempo, e com mais valor.

03. Custos enxutos:

O aumento de eficiência, qualidade e produtividade aproximam a organização de uma gestão de processos mais inteligente, equipada com mais informações de qualidade e fazendo o que é necessário com a menor quantidade de recursos possível. Tudo isso concretiza uma estrutura de custos operacionais mais enxuta.

Como começar a utilizar os processos automatizados

Não adianta automatizar processos mal elaborados. Se nós utilizarmos a tecnologia para executar um processo ruim, assim ela irá fazer! É como o célebre escritor, pai da administração moderna, Peter Drucker já dizia: “Não há nada mais inútil do que fazer com eficiência algo que não deveria existir”.

Então, para começar, é necessário investir na transformação dos processos. O empenho em transformar processos segue, resumidamente, três princípios que devem ser aplicados de forma cíclica, visando a melhoria contínua. São eles:

01. Analisar:

é preciso compreender o contexto em que nossa organização está inserida e modelar os processos para alinhar o modus operandi com as partes interessadas. A finalidade é ajudar a organização a encontrar as melhores soluções para as suas necessidades.

02. Melhorar:

fortalecer a cultura de inovação e a pró-atividade para liderar mudanças de processos que nos faça atingir as metas e objetivos da organização.

03. Acompanhar:

O trabalho não acaba quando a mudança é implementada. É preciso medir o desempenho, assegurar-se que os objetivos estratégicos estão sendo atingidos e acompanhar a evolução das metas.

Além de todos os benefícios mencionados, os efeitos da transformação e automatização de processos sobre a satisfação dos clientes e dos colaboradores são convincentes para provocar a mudança da forma de pensar a respeito dos nossos processos de negócio.

Melhore a performance da sua empresa com os processos automatizados

Um levantamento feito em 2019 com uma empresa especializada no segmento de assinatura eletrônica concluiu que 97% das empresas no mundo já tiveram algum tipo de problema por trabalhar com documentos em papel. O Banco Inter, ao automatizar seu processo de contratação de serviços e permitir que o cliente realize a assinatura de todo o processo digitalmente, reduziu o tempo do processo de catorze para oito dias e os custos logísticos por operação em até 75%.

Desde grandes empresas até as microempresas podem adotar processos automatizados para melhorarem a eficiência operacional. Além disso, os benefícios percebidos pelos clientes torna a automatização de processos uma tendência latente.

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Vinicius Girão

Consultor Associado

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